처리
과명

단위업무명

단위업무설명

보존기간

보존기간책정사유

경상
남도

고성군

종합민원실

공유토지분할

건축법등 토지관련법등에 저촉되어 분할등기를 하지 못하고 공유로 등기된 토지에 대하여 민원신청을 받아 분할조서확정, 등기촉탁 등의 절차를 거쳐 분할처리하는 업무임

5년

관계법상 5년으로 규정하고 있으므로 5년의 보존기간이 필요함

비법인등록번호부여

비법인에 대하여 등록번호를 부여하는 업무로 정관이나 규약 및 대표자를 확인하고 전산단말기 등록조회 후 이상이 없을 경우 등록처리하여 등록번호를 부여하는 업무임

5년

비법인의 등록번호 관리차원에서 5년의 보존기간이 필요함

외국인토지관리

외국인이 대한민국 영토안에 토지를 취득하는 경우 토지취득의 신고, 허가여부를 심사 결정하는 업무임

준영구

개인의 소유권에 관한 사항이므로 준영구로 보존하는 것이 타당함

지적공부관리

지적조사에 의하여 생산된 지적공부를 안전하게 보존.관리하여 효율적인 토지관리와 국민의 소유권 보호에 기여함을 목적으로 하는 업무임

영구

지적공부 발급 및 열람등에 필요한 기록이므로 영구보존이 필요함

지적전산자료관리

지적업무중 지적변동자료 입력, 일일결산, 지적공부작성, 재작성, 검사 등 지적전산에 관한 전반적인 사항을 처리하는 업무임

5년

지적전산변동에 대한 증빙자료 이므로 5년의 보존이간이 필요함

지적측량결과도관리

대한지적공사에서 제출한 지적측량의 성과가 관계법규에 정한 연결오차를 우지( 이내)하고 면밀히 검사, 그 측량결과도를 증빙자료로 보존.관리하고 성과도를 교부하여 지적공부정리용으로 이용하는 업무임

준영구

관계법상 30년으로 되어 있으므로 장기보존이 필요함

지적측량기준점관리

지적측량기준점에 대하여 설치와 망실되었을 경우 기록유지 및 조사현환보고서 등 지적측량기준점 유지관리를 하는 업무임

5년

지적측량을 위해 설치한 기준점의 설치등과 관련되어 있으므로 5년의 보존기간이 필요함

지적통계

지적에 대한 현황을 월.분기.반기.년별로 작성하여 보고하고 그 현황을 일반업무에 활용하는 업무임

5년

지적통계이며 활용도가 높으므로 5년의 보존기간이 필요함

토지소유자주소등록

토지 및 임야대장에 당시 소유자로 등재되어 있으나 주소가 등록되어 있지 않아 등기를 할 수 없는 토지에 대하여 관계서류 검토후 주소를 등록하여 처리하는 업무임

5년

민원증빙자료 이므로 5년의 보존기간이 필요함

토지표시변경등기촉탁

토지대장상 등재된 내용과 토지등기부표제부상의 등재된 사항이 불일치된 경우에 이에 대한 사항을 일치시키기 위한 토지표시변경등을 촉탁하고 그 결과를 통보하는 업무임

3년

시군에서 토지표시변경 등기한 기록으로 일반문서에 준하여 3년간 보존하는 것이 타당함

관 련 근 거

공공기록물 관리에 관한 법률

제19조 (기록물의 관리 등) ①공공기관은 대통령령이 정하는 바에 따라 기록물의 보존기간, 공개 여부, 비밀 여부 및 접근권한 등을 분류하여 관리하여야 한다.

②공공기관은 대통령령이 정하는 기간 이내에 기록물을 소관 기록관 또는 특수기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 소관 기록관 또는 특수기록관이 설치되지 아니한 공공기관의 경우에는 대통령령이 정하는 바에 따라 공공기관의 장이 지정하는 부서에 기록물을 이관하여야 한다.

③기록관 또는 특수기록관은 보존기간이 30년 이상으로 분류된 기록물에 대하여는 대통령령이 정하는 기간 이내에 이를 소관 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

④특수기록관은 제3항의 규정에 불구하고 소관 비공개 기록물에 대하여는 생산연도 종료 후 30년까지 그 이관시기를 연장할 수 있으며, 30년 경과 후에도 업무수행에 사용할 필요가 있는 경우에는 대통령령이 정하는 바에 따라 중앙기록물관리기관의 장에게 이관시기의 연장을 요청할 수 있다.

⑤국가정보원장은 제4항의 규정에 불구하고 소관 비공개 기록물에 대하여 생산연도 종료 후 50년까지 그 이관시기를 연장할 수 있으며, 공개될 경우 국가안전보장에 중대한 지장을 초래할 것이 예상되는 정보업무 관련 기록물에 대하여는 대통령령이 정하는 바에 따라 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 이관시기를 따로 정할 수 있다.

⑥공공기관은 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위하여 대통령령이 정하는 바에 따라 매년 기록물의 생산현황을 소관 기록물관리기관에 통보하여야 한다. 이 경우 중앙행정기관의 소속 기관에 기록관 또는 특수기록관을 설치한 경우에는 중앙행정기관의 기록관 또는 특수기록관이 그 생산현황을 취합하여 중앙기록물관리기관으로 통보하여야 한다.

⑦중앙기록물관리기관의 장은 공공기관 기록물의 관리 상태를 정기 또는 수시로 점검하여야 한다. 다만, 국가정보원의 소관 기록물에 대하여는 국가정보원장과 협의하여 그 방법 및 절차 등을 따로 정할 수 있다.

공공기록물 관리에 관한 법률 시행령

제25조 (기록관리기준표) ①법 제19조제1항에 따라 공공기관은 업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표를 작성ㆍ운영하여야 하며, 기록관리기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부와 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다. 이 경우 기록관리기준표는 제2조제8호에 따른 기록관리시스템으로 생성ㆍ관리하여야 한다.

②제1항에 따른 기록관리기준표는 행정안전부장관이 정하는 정부기능분류체계의 단위과제별로 작성하는 것을 원칙으로 하되, 공개여부 및 접근권한 등은 공공기관별로 달리 정할 수 있다. 다만, 공공기관의 장은 정부기능분류체계를 적용할 수 없는 경우 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 별도의 기능분류방식을 사용할 수 있다. <개정 2008.2.29>

③단위과제별 보존기간은 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 보존기간 준칙에 따라 공공기관에서 설정ㆍ시행하되, 행정안전부령으로 정하는 절차에 따라 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 확정한다. 다만, 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관은 행정안전부령으로 정한 기관을 제외하고는 그 공공기관의 장이 설정ㆍ시행한다. <개정 2008.2.29>

④제3항에 따른 협의과정에서 영구기록물관리기관의 장이 보존가치가 높다고 판단하여 단위과제별 보존기간의 변경을 요구한 경우에는 그 공공기관의 장은 이를 반영하여 기록관리기준표의 해당 사항을 수정하여야 한다.

⑤공공기관은 매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도에 신규로 시행하였거나 보존기간이 변경된 단위과제명, 단위과제 업무설명 및 단위과제별 보존기간 등을 관보(지방자치단체의 경우에는 공보를 말한다) 또는 그 기관의 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 한다. 다만, 국가정보원장은 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 국가정보원의 고시범위를 달리 정할 수 있다.

제26조 (보존기간) ①기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 별표 1과 같다. 다만, 대통령 관련 기록물, 수사ㆍ재판ㆍ정보ㆍ보안 관련 기록물은 소관 중앙행정기관의 장이 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 보존기간의 구분 및 그 책정기준을 달리 정할 수 있다.

②기록물의 보존기간은 기록물철 단위로 책정하되 제25조제3항에 따른 단위과제별 보존기간을 적용한다. 다만, 영구기록물관리기관의 장은 특별히 보존할 필요가 있어 보존기간을 연장할 필요가 있다고 인정되는 기록물철에 대하여는 보존기간을 직접 정할 수 있다.

③보존기간의 기산일은 기록물철 단위로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위과제의 경우에는 해당 과제가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.